¿A qué le suena el concepto “plan de negocios”? De seguro a algo que está solamente en la cabeza del principal responsable de una empresa u organización, aunque habrá también quienes sarcásticamente opinen que se trata de un documento redactado por inercia o por moda para después dejarlo en el olvido.

Hoy en día existe mucha literatura que puede encontrarse en libros, en Internet o en varias revistas especializadas en las que se nos indica cómo hacer un plan de negocios, donde el común denominador radica en la importancia de presentarlo de una manera realista y mostrando siempre el entendimiento que se tiene del negocio con respecto a una industria, mercado o su entorno en general.

En términos simples, dicho plan es una brújula que nos orientará hacia dónde queremos llegar, aunque para estar más “in” hoy debe entenderse como el GPS de la organización, porque no sólo nos muestra la ruta sino el tiempo en el cual llegaremos a nuestro destino.

Elaborar un plan de negocios permite a las pequeñas y medianas empresas establecer una distancia considerable y necesaria entre los cambios sin fundamento (ocurrencias) y las decisiones tomadas con base en la información y el análisis, según se explica en el portal www.condusef.gob.mx.

Dependiendo de las metas que se busque alcanzar, cada plan o estrategia de negocios puede tener distintos enfoques en su estructura: por ejemplo, para atraer inversionistas, para una posible expansión, para presentarlo ante instituciones financieras con el propósito de obtener apalancamiento o simple y sencillamente hay que desarrollarlo como parte de los objetivos de una empresa.

La puesta en marcha de un plan de negocios es un proceso que, más allá de ser una asignación, puede representar verdaderamente una mayor y mejor capacidad de comprensión de nuestras propias compañías; ayuda también a autodefinir nuestro negocio, a reconocer a los competidores, así como los productos que éstos ofrecen y de qué manera lo hacen.

El plan de negocios nos apoya igualmente para saber lo que necesitamos producir o lo que debemos hacer para prestar servicios; es una valiosa herramienta que nos posibilita descubrir qué tan cerca están nuestros proveedores, cuánto vamos a asignar para publicidad, si vamos a contar con distribuidores o arterias comerciales y qué o cuántos recursos humanos necesitamos, mientras que en caso de que estemos por comprar o alquilar oficinas, por ejemplo, nos auxilia en el diseño de un esquema de crecimiento para llegar finalmente a la cuantificación y viabilidad financieras.

No lo deje en el tintero

Para mucha gente que emprende negocios este plan no siempre se aterriza o se propone de una manera clara y simple en un documento; asimismo, hay planes que se echan a andar y que no necesariamente respetan lo proyectado desde un principio. Claro que las consecuencias en los dos casos anteriores pueden ser terribles, pues al paso del tiempo todo ello se traduciría en problemas de liquidez, de capital o de sobreendeudamiento, ante lo cual el emprendedor decide muchas veces cambiar sus expectativas o incluso cerrar su “changarro”; en pocas palabras, la realidad es que aquellas empresas que operan sin un plan de negocios tienen más probabilidades de fracasar.

De acuerdo con la CEPAL en los países subdesarrollados entre un 50% y un 75% de nuevas empresas dejan de existir durante los primeros tres años. Desde la óptica de los propios emprendedores de estos negocios, los altos índices de fracaso se atribuyen a fuerzas externas, como el entorno económico, político y social, incluyendo factores como: un escaso apoyo oficial, deficientes programas de ayuda a las PyMEs, casi inexistentes fuentes de financiación o elevados costos de las mismas, excesivos controles gubernamentales y altas tasas impositivas.

Por su parte, los analistas suelen tomar en cuenta dicho entorno negativo, aunque se orientan más a encontrar las causas del fracaso dentro de las propias empresas y, en particular, en la capacidad de gestión de sus responsables, lo cual se traduce en problemas para vender, para producir, operar y controlar, problemas en la planificación o en la gestión.

De manera resumida, la desaparición súbita de este tipo de negocios obedece a factores como: la usencia de políticas de mejora continua, falta de capacitación del responsable máximo de la empresa, deficientes sistemas para la toma de decisiones y para la resolución de problemas, ignorar a la competencia o las necesidades de los clientes, resistencia al cambio o falta de planes alternativos, mala selección de socios, incapacidad de gestión de riesgos, incumplimiento de obligaciones impositivas y laborales, así como el desaliento ante los primeros obstáculos, entre otros.

Sea cual sea el tamaño de su negocio o empresa, realice siempre un plan de negocios; escríbalo, cuantifique sus objetivos, planee, haga escenarios “con o sin...”, o de “qué pasa si...”; dese un tiempo para planear y tenga la certeza de que este esfuerzo lo llevan a cabo las grandes firmas trasnacionales, incluyendo bancos, constructoras, hoteles, empresas de tecnología y hasta los equipos profesionales de futbol.

En general, estamos hablando de todas aquellas organizaciones que saben dónde están paradas, que tienen como hábito actualizar sus planes de negocio y que obtienen como beneficio el estar siempre preparadas, lo que les posibilita anticiparse con respecto a los cambios de su entorno.

Los expertos en la materia aseguran que tener una idea concreta del negocio, seguir unos cuantos pasos y conocer cuáles son los elementos principales de un plan de negocios es suficiente para comenzar con el pie derecho, pero debemos reconocer que no todas las personas tienen una visión general de lo que implica gestionar una empresa ni saben realizar resúmenes ejecutivos, estudios de mercado, evaluaciones financieras o llevar a cabo un buen análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), y éstos son sólo algunos de los factores que podrían afectar positiva o negativamente la decisión de los posibles inversionistas o el correcto desarrollo de una estrategia empresarial.

Pero para los que no tienen tiempo, recursos humanos o presupuestos destinados a desarrollar un plan de negocios siempre estará la opción de pagarles a quienes saben o, como mínimo, probar alguna de las tantas aplicaciones que existen en el mercado, accediendo también a completas plataformas online; estamos hablando desde herramientas gratuitas y elementales hasta aquéllas que ofrecen esquemas con funcionalidades más completas por el pago de una cuota mensual que parte desde los diez hasta los 60 dólares en promedio.

La gran ventaja de estas aplicaciones es que no se requiere de conocimientos previos de economía o empresa; sólo basta entender a la perfección nuestro negocio e ir completando los datos que las herramientas nos van pidiendo, a partir de lo cual se realiza desde investigaciones de mercado, pasando por la proyección de estrategias para el posicionamiento de marca y llegando incluso al desarrollo de flujos de caja a detalle.

* La autora es Directora General de Grupo NYM y consultora especializada en tecnologías de la información (normasilvia@gruponym.mx).